Regulamin IBO2023

Zasady i tryb przeprowadzenia Iławskiego Budżetu Obywatelskiego

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Iławski Budżet Obywatelski jest procedurą wskazywania przez mieszkańców miasta Iławy projektów ważnych z punktu widzenia Gminy Miejskiej Iława, skutkującą sfinansowaniem ich realizacji z budżetu miasta Iławy.

2. Celem Iławskiego Budżetu Obywatelskiego jest aktywizacja mieszkańców Iławy i wyrażenie opinii co do zakresu projektów proponowanych do realizacji z budżetu Iławy.

§ 2. 1. Projekty do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego mogą być zgłaszane przez wnioskodawców, którzy zamieszkują na terenie Iławy.

2. Przedmiotem konsultacji będą projekty spełniające wymagania określone w niniejszych postanowieniach, umieszczone na Karcie do głosowania, dostępnej na platformie do zarządzania Iławskim Budżetem Obywatelskim www.ilawa.budzet-obywatelski.org, www.obywatelska.ilawa.pl.

§ 3. Terminy wykonania poszczególnych czynności związanych z przeprowadzeniem konsultacji określi harmonogram działań w sprawie Iławskiego Budżetu Obywatelskiego, zwany dalej "harmonogramem". Szczegółowy harmonogram realizacji Iławskiego Budżetu Obywatelskiego ustalał będzie co roku Burmistrz Miasta Iławy w drodze zarządzenia oraz poda go do publicznej wiadomości w sposób określony w § 4 ust. 4.

Rozdział 2
Wymagania, jakie powinien spełniać projekt zgłoszony do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego

§ 4. 1. Projekt winien spełniać następujące wymogi formalne:

1) musi być zgłoszony przez mieszkańca Iławy, przy czym każdy mieszkaniec może zgłosić dowolną liczbę projektów;

2) musi być zgłoszony na Formularzu zgłoszenia projektu do budżetu obywatelskiego wraz z listą mieszkańców popierających ten projekt, którego wzór określa burmistrz w drodze zarządzenia oraz podaje do publicznej wiadomości w sposób określony w § 4 ust. 4.;

3) musi mieć poparcie minimum 30 mieszkańców miasta Iławy poświadczone ich podpisami ujętymi na Liście mieszkańców miasta Iławy, której wzór stanowić będzie Załącznik do Formularza zgłoszenia projektu do budżetu obywatelskiego wraz z listą mieszkańców popierających tę projekt;

4) wartość projektu lub projektów nie może przekroczyć środków zabezpieczonych na Iławski Budżet Obywatelski w danym roku budżetowym;

5) projekt musi znajdować się w kompetencjach Gminy Miejskiej Iława i jednostek jej podległych;

6) dodatkowo projekty mogą być zgłaszane wyłącznie, gdy:

a) są możliwe do wykonania w ciągu roku budżetowego;

b) są zgodne z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego miasta Iławy;

c) w przypadku projektów inwestycyjnych dotyczą terenów i obiektów stanowiących własność Gminy Miejskiej Iława;

d) zakres rzeczowy projektu nie będzie kolidować z innymi zaplanowanymi zadaniami inwestycyjnymi lub innymi przedsięwzięciami realizowanymi przez Gminę Miejską Iława;

e) projekt musi mieć określoną lokalizację, przy uwzględnieniu lokalizacji inwestycji na terenie, na którym Gmina Miejska Iława zgodnie z obowiązującym prawem może wydatkować́ środki publiczne;

f) cel projektu winien służyć zaspokajaniu zbiorowych potrzeb mieszkańców miasta Iławy;

g) spełniają warunek ogólnodostępności.

2. W ramach kwoty Iławskiego Budżetu Obywatelskiego środki mogą zostać przeznaczone na:

1) wydatki inwestycyjne, które są przedsięwzięciami trwałymi w postaci między innymi: obiektów budowlanych, dróg, obiektów małej architektury, zagospodarowania terenów zieleni;

2) wydatki nieinwestycyjne, które są przedsięwzięciami dotyczącymi przykładowo: edukacji, integracji społecznej, organizacji wydarzeń kulturalnych, sportowych, społecznych.

3. Określa się, że na wydatki inwestycyjne przeznaczone będzie 440 000 zł środków z Iławskiego Budżetu Obywatelskiego. Na wydatki nieinwestycyjne przeznaczone zostanie 60 000 zł z tym, że koszt każdego projektu nieinwestycyjnego nie może przekroczyć 20 000 zł.

4. Wszystkie informacje dotyczące Iławskiego Budżetu Obywatelskiego udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Iława (www.bip.ilawa.pl), na stronie internetowej Urzędu Miasta Iława (www.miastoilawa.pl), na dedykowanej stronie internetowej Iławskiego Budżetu Obywatelskiego (www.ilawa.budzet-obywatelski.org lub www.obywatelska.ilawa.pl), na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miasta Iławy.

Rozdział 3
Zgłaszanie propozycji projektów

§ 5. 1. Projekty do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego należy składać w wyznaczonym terminie podanym w harmonogramie poprzez dedykowaną stronę internetową Iławskiego Budżetu Obywatelskiego (www.ilawa.budzet-obywatelski.org lub www.obywatelska.ilawa.pl), w formie papierowej w kancelarii Urzędu Miasta Iławy (pok. 120) lub listownie na adres Urzędu Miasta Iławy, ul. Niepodległości 13, 14-200 Iława (decyduje data wpływu przesyłki do Urzędu Miasta Iławy). Okres składania projektów nie może być krótszy niż 10 dni od dnia ogłoszenia i dłuższy niż 60 dni od dnia ogłoszenia o naborze.

2. Zgłoszenie projektów do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego następuje na Formularzu zgłoszenia projektu do budżetu obywatelskiego wraz z dołączoną Listą mieszkańców Iławy popierających projekt do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego. Formularz zgłoszenia projektu dostępny jest na platformie do zarządzania Iławskim Budżetem Obywatelskim, stronie Urzędu Miasta Iławy lub w Wydziale Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Iławy.

3. Formularz zgłoszenia projektu do budżetu obywatelskiego miasta Iławy zawiera:

a. tytuł projektu,

b. lokalizację, miejsce realizacji projektu,

c. numery działek na których ma być realizowany projekt – jeśli dotyczy,

d. skrócony opis projektu,

e. opis rozbudowany projektu,

f. informację o dostępności projektu,

g. uzasadnienie potrzeby realizacji projektu,

h. szacunkowe koszty,

i. szacowany roczny koszt utrzymania, eksploatacji – jeśli dotyczy,

j. listę z podpisem co najmniej 30 mieszkańców Iławy popierających projekt, innych niż jego autorzy,

k. dane kontaktowe do autora projektu,

l. czytelny podpis autora projektu.

4. Urząd Miasta Iławy prowadzi rejestr Formularzy zgłoszenia projektów do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego. O kolejności zgłoszeń decyduje data wpływu Formularza do Urzędu Miasta Iławy zarówno w wersji papierowej jak i poprzez platformę do zarządzania Iławskim Budżetem Obywatelskim. Zgłoszony projekt otrzymuje swój numer, który nie ulega zmianie aż do zakończenia realizacji Iławskiego Budżetu Obywatelskiego na dany rok.

5. Wnioskodawcy przysługuje prawo wycofania projektu, nie później jednak niż na 7 dni przed rozpoczęciem głosowania.

Rozdział 4
Zasady oceny projektów

§ 6. 1. Ocena zgłoszonych projektów obejmuje:

1) ocenę czy projekt został zgłoszony w terminie podanym w harmonogramie oraz na odpowiednim Formularzu wraz z Listą mieszkańców miasta Iławy popierających projekt do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego.

2) weryfikację spełniania przez projekt wymagań, o których mowa w § 4 ust. 1,

3) ocenę wykonalności technicznej i finansowej danego projektu,

4) sprawdzenie załączników wymaganych dla danego projektu.

2. Oceny pod względem spełniania kryteriów określonych w § 4 ust. 1 i 2 dokona powołany w drodze zarządzenia Burmistrza Miasta Iławy Zespół ds. Iławskiego Budżetu Obywatelskiego, dalej zwany Zespołem.

3. Po dokonaniu oceny projektu, o której mowa w ust. 1, Zespół tworzy:

1) listę projektów dopuszczonych do głosowania,

2) listę projektów niedopuszczonych do głosowania.

4. Projekty niedopuszczone do głosowania mogą zostać uzupełnione przez wnioskodawcę w terminie 7 dni od daty doręczenia przesyłką poleconą/ mailem na adres podany w Formularzu wnioskodawców projektów informacji o zakresie koniecznych uzupełnień. W przypadku nieuzupełnienia Formularza w podanym terminie, projekt nie zostaje dopuszczony do głosowania. Uzupełnienie należy dostarczyć pisemnie do Urzędu Miasta Iławy, ul. Niepodległości 13, 14-200 Iława lub przez dedykowaną stronę internetową www.ilawa.budzet-obywatelski.org, www.obywatelska.ilawa.pl. Decyduje data wpływu do urzędu.

5. Projekty zgłoszone do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego spełniające wymagania i poddane pod głosowanie zostają opublikowane zgodnie z § 4 ust. 4.

6. W przypadku zgłoszenia projektów podobnych lub komplementarnych Zespół zarekomenduje Burmistrzowi Miasta Iławy wybór jednego z projektów.

7. W sytuacji, o której mowa w ust. 6, Zespół zwróci się do wnioskodawców z propozycją wyboru lub możliwością połączenia dwóch lub więcej projektów w jeden. Rezygnacja ze zgłoszenia projektu może nastąpić wyłącznie za zgodą wnioskodawców.

8. Zgłoszone projekty, które spełniły warunki, o których mowa w § 4 ust.1 oraz pomyślnie przeszły analizę techniczno-finansową oraz ocenę możliwości realizacji zaproponowanych przedsięwzięć stanowią listę projektów zakwalifikowanych do głosowania.

9. Burmistrz Miasta Iławy publikuje listę projektów zweryfikowanych pozytywnie oraz negatywnie wraz z uzasadnieniem, w sposób określony w § 4 ust. 4.

Rozdział 5
Procedura odwoławcza

§ 7. 1. Po sporządzeniu listy projektów niedopuszczonych do głosowania przez Zespół, zawiadamia on niezwłocznie przesyłką poleconą /e-mailem na adres podany w Formularzu wnioskodawców projektów o niedopuszczeniu ich projektów do głosowania. Zawiadomienie powinno zawierać informację o przyczynie decyzji Zespołu o niedopuszczeniu projektu do głosowania oraz o trybie odwołania od tej decyzji, o którym mowa w ust. 2.

2. Wnioskodawca, którego projekt nie został dopuszczony do głosowania, w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zawiadomienia, może złożyć odwołanie do Burmistrza Miasta Iławy w przedmiocie niedopuszczenia przez Zespół zgłoszonego przez niego projektu do głosowania.

3. Burmistrz Miasta Iławy bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 5 dni kalendarzowych od jego wpływu, rozpatruje odwołanie i informuje o swojej decyzji, czyli:

1) w przypadku, w którym uzna, że projekt nie spełnia wymagań - oddala odwołanie,

2) w przypadku, w którym uzna, że projekt spełnia wymagania - rozstrzyga o dopuszczeniu go do głosowania.

4. W przypadku uwzględnienia odwołania, projekt, którego dotyczy odwołanie, przenosi się z listy projektów niedopuszczonych do głosowania, na listę projektów dopuszczonych do głosowania.

§ 8. Po zakończeniu procedury odwoławczej, o której mowa w § 7, Burmistrz Miasta Iławy zatwierdza do konsultacji listę projektów dopuszczonych do głosowania w Iławskim Budżecie Obywatelskim.

Rozdział 6
Zasady przeprowadzania głosowania, ustalania wyników konsultacji i podawania ich do publicznej wiadomości

§ 9. 1. Głosowanie nad projektami zgłoszonymi do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego przeprowadza się poprzez wypełnienie Karty do głosowania dostępnej na platformie do zarządzania Iławskim Budżetem Obywatelskim www.ilawa.budzet-obywatelski.org, www.obywatelska.ilawa.pl. oraz drogą elektroniczną w lokalach wyborczych wyznaczonych w drodze Zarządzenia Burmistrza Miasta Iławy.

2. Głosowanie odbywa się elektronicznie w terminie podanym w harmonogramie.

3. W przypadku niemożności przeprowadzenia głosowania drogą elektroniczną Burmistrz ma prawo zarządzić głosowanie przy użyciu papierowych kart do głosowania. Informację o tym fakcie podaje bezzwłocznie do publicznej wiadomości, w sposób określony w § 4 ust. 4.

4. Wzór karty do głosowania wprowadzony jest w drodze zarządzenia Burmistrza oraz podany do publicznej wiadomości w sposób określony w § 4 ust. 4. Wzór karty do głosowania nie stanowi karty do głosowania. Karta do głosowania uzupełniona o projektu dopuszczone do głosowania, zostanie opublikowana w momencie uruchomienia głosowania i dostępna będzie na stronach www.ilawa.budzet-obywatelski.org, www.obywatelska.ilawa.pl

5. Każdy głosujący ma do rozdysponowania maksymalnie 5 punktów na projekty inwestycyjne i maksymalnie 5 punktów na projekty nieinwestycyjne. Dopuszcza się możliwość głosowania tylko na projekty inwestycyjne lub tylko na projekty nieinwestycyjne.

6. Mieszkaniec może głosować tylko raz bez możliwości modyfikowania, zmiany i ponownego przyznawania punktów.

7. Kartę do głosowania uznaje się za nieważną w przypadku:

1) braku podania wszystkich wymaganych danych;

2) podania miejsca zamieszkania poza miastem Iława;

3) gdy suma punktów w wykazie projektów inwestycyjnych jest większa od 5 lub suma punktów w wykazie projektów nieinwestycyjnych jest większa od 5;

4) dla wersji papierowej - nieczytelnego wypełnienia karty lub braku czytelnego podpisu.

8. Ustalenia wyników głosowania dokona Zespół, a polegać będzie ono na zsumowaniu punktów oddanych na każdy z projektów zakwalifikowanych do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego oraz sporządzeniu listy z wynikami.

9. Jeśli projekt, który otrzymał największą liczbę punktów, nie wyczerpuje całości kwoty Iławskiego Budżetu Obywatelskiego zapisanej na dany rok budżetowy, należy uzupełnić listę projektów do realizacji o te, które otrzymały kolejno najwięcej punktów, z zastrzeżeniem, że mieszczą się w zaplanowanym budżecie.

10. W przypadku uzyskania równej liczby punktów przez dwa albo więcej projektów wygrywa projekt, na który oddano więcej głosów.

11. Po zakończeniu głosowania Zespół ustala listę projektów, które otrzymały największą liczbę punktów i kolejno mieszczą się w kwocie przeznaczonej w danym roku na Iławski Budżet Obywatelski.

12. Burmistrz Miasta Iławy ogłasza ostateczne wyniki głosowania w terminie do 7 dni od zakończenia głosowania zgodnie z §4 ust.4.

Rozdział 7
Postanowienia końcowe

§ 10. Zakazane jest promowanie przez Urząd i jego jednostki miejskie (w tym spółki miejskie) wybranych projektów z pominięciem pozostałych, złożonych do Iławskiego Budżetu Obywatelskiego.